Freelance Procesontwerper

Het domein Bedrijfsvoering (BDV) verzorgt alle uitvoerende bedrijfsvoeringstaken van de organisatie, zodat onze collega’s zich kunnen concentreren op de realisatie van de primaire doelstellingen. Wij richten ons op een integrale bedrijfsvoering, die past in de huidige tijd. Wij blijven onze producten en diensten ontwikkelen en verbeteren. Zo leveren wij een optimale ondersteuning en een dienstverlening met toegevoegde waarde voor de (interne) klanten te kunnen leveren.

Het team Informatisering & Automatisering (I&A) van waaruit jij gaat opereren verzorgt zowel concern breed als organisatie specifiek de informatievoorziening en ICT-dienstverlening. Samen streven we ernaar om de medewerkers van de opdrachtgever te voorzien van betrouwbare ICT diensten en oplossingen.

De opdrachtgever kent een decentraal beleid, waarbij de domein zelf hun eigen specifieke informatievoorzieningen beheren en door ontwikkelen. I&A verzorgt alleen de generieke informatievoorzieningen en de specifieke informatievoorzieningen van het domein Bedrijfsvoering. Essentiele aspecten hierbij zijn:

• Business informatiemanagement
• Procesanalyse en -ontwerp
• Business – en informatie analyse
• Architectuur
• Informatiebeveiliging & privacy
• Informatiebeheer en archivering
• Portfolio-, programma en projectmanagement
• Functioneel- en applicatiebeheer
• ICT infrastructuur en werkplekbeheer
• Data- en gegevensmanagemen
• Innovatiemanagement

Context

Informatie is op verschillende manieren essentieel voor ons werk. Denk aan het formuleren van beleid, het beheren van de projectadministratie of het verlenen van subsidies. We gebruiken informatie niet alleen om keuzes te maken, maar ook om elkaar te informeren over de voortgang, verantwoording af te leggen aan bestuur en politiek of om burgers op de hoogte te brengen over voorgenomen activiteiten. Voor het verzamelen, gebruiken, bewerken en archiveren van die informatie maken we gebruik van processen. Vaak doorlopen we via vaste stappen of procedures onze werkzaamheden, of het nu gaat om de business of de ondersteunende bedrijfsvoering. Veel van die processen worden ondersteund met ICT-middelen.

Er zijn diverse aanleidingen om onze processen beter te stroomlijnen. Dit vanwege nieuwe wet- en regelgeving, maatschappelijke opgaven en de behoefte om werkprocessen nog slimmer en efficiënter in te richten en daarmee het werkplezier te vergroten. De kernbegrippen bij al deze veranderingen zijn procesverbetering, re-design en digitalisering. Duidelijk is dat deze veranderingen impact hebben op de organisatie en haar medewerkers.

Wat ga je doen?

Je gaat deel uitmaken van het projectteam van een (al lopend) organisatiebreed project, dat tot doel heeft de samenwerking te verbeteren door de implementatie van eenduidig beschreven processen. Als een van de procesontwerpers neem jij het initiatief om het verbeteren van werkprocessen aan te jagen en (energiek) te begeleiden.

Je bent bekend met de gangbare technieken en methoden op het gebied van proces re-design, hebt ervaring met het toepassen van Lean technieken voor het ontwerpen en verbeteren van processen. Ook heb je oog voor de rol van digitalisering hierbij. Je enthousiasmeert en begeleidt (project) teams bij het (her)ontwerpen van werkprocessen en het doorvoeren van de veranderingen in overleg met de proceseigenaar. Tijdens het ontwerpen van een proces houd je in je achterhoofd dat het proces bijdraagt aan de klanttevredenheid, medewerker tevredenheid en het organisatieresultaat. Disciplines waar je zoal mee samen gaat werken zijn: proceseigenaren, proces uitvoerders en I&A specialisten zoals informatiemanagers en -adviseurs.

Jouw werk bestaat voornamelijk uit de volgende werkzaamheden

• Inventariseren en analyseren (bestaande) werkprocessen en -procedures
• Onderzoeken van toegevoegde waarde van wijzigingen in processen en procedures
• Verbeteren van (bestaande) processen en procedures door het toepassen van Lean principes
• Opstellen en vastleggen van (nieuwe) processen, rollen en taken met flows/schema’s
• Enthousiasmeren van en overdragen van kennis en werkzaamheden naar de interne organisatie

Organiseren van (online) bijeenkomsten met proces uitvoerders waardoor medewerkers ervaren wat de meerwaarde is van procesgericht werken en van het toepassen van Lean technieken